BIÊN BẢN
Cuộc họp Ban vận động thành lập Hiệp hội về xây dựng kế hoạch và phân
công chuẩn bị tổ chức Đại hội thành lập Hiệp hội Sản xuất và kinh doanh hoa lan Việt Nam
Lần thứ I, nhiệm kỳ 2023-2028
Thực hiện Quyết định số 21/QĐ-BNV ngày 16/01/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc cho phép thành lập Hiệp hội Sản xuất và kinh doanh hoa lan Việt Nam (Hiệp hội), Ban vận động thành lập Hiệp hội (BVĐ) đã tổ chức cuộc họp vào lúc 14h30 ngày 17 tháng 02 năm 2023 tại Văn phòng trụ sở Ban vận động, số 420 Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội nhằm xây dựng kế hoạch và phân công nhiệm vụ chuẩn bị tổ chức Đại hội thành lập Hiệp hội Sản xuất và kinh doanh hoa lan Việt Nam.
Thành phần tham dự họp bao gồm:
Ban vận động thành lập Hiệp hội:
- Ông Trần Duy Quý – Trưởng ban BVĐ;
- Ông Nguyễn Thái Bình – Phó trưởng ban BVĐ;
- Ông Nguyễn Quang Định – Ủy viên BVĐ;
- Bà Nguyễn Thị Huyền Thương – Ủy viên BVĐ;
- Bà Lê Thị Lan Phương – Ủy viên BVĐ, Thư ký BVĐ.
- Bà Nguyễn Thị Liên, thư ký giúp việc Trưởng ban.
Đại diện Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức phi chính phủ tham dự, theo dõi, hướng dẫn Ban vận động thành lập Hiệp hội
- Bà Nguyễn Thị Tuyết Mai – Chuyên viên cao cấp Vụ Tổ chức phi chính phủ – Bộ Nội vụ.
Sau khi nghe báo cáo đề dẫn và thảo luận về công tác tổ chức Đại hội thành lập Hiệp hội, cuộc họp thống nhất các nội dung như sau:
I. Tên viết tắt Hiệp hội
- Tên tiếng Việt: Hiệp hội Sản xuất và kinh doanh hoa lan Việt Nam.
- Tên viết tắt tiếng Việt: Hiệp hội hoa lan Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: Vietnam Orchid Production and Trading Association.
- Tên viết tắt tiếng Anh: VOPTA
II. Thời gian và địa điểm tổ chức Đại hội thành lập Hiệp hội
- Thời gian: Dự kiến tổ chức Đại hội ngày 15/4/2023.
- Địa điểm: Nhà khách Chính phủ, 37 Hùng Vương, Ba Đình, Hà Nội.
III. Thành lập Tiểu ban và phân công tổ chức Đại hội (gồm 4 Tiểu ban)
- Tiểu ban văn kiện:
- Thành viên tiểu ban
- Ông: Nguyễn Thái Bình – Phó BVĐ, Trưởng Tiểu ban;
- Ông: Trần Thế Hưng – Thành viên BVĐ, Phó Tiểu ban;
- Ông: Đặng Trọng Lương – Thành viên;
- Bà: Lê Thị Lan Phương – Thành viên, Thư ký;
- Bà: Nguyễn Thị Liên – Hội viên.
- Các nội dung công việc:
Chuẩn bị các văn kiện, văn bản Đại hội:
+ Báo cáo về quá trình thành lập Hiệp hội của BVĐ;
+ Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu;
+ Dự thảo Điều lệ Hiệp hội;
+ Báo cáo phương hướng hoạt động nhiệm kỳ I của Hiệp hội;
+ Chương trình hành động nhiệm kỳ I của Ban Thường vụ;
+ Dự thảo Quy chế Bầu cử, quy định về thể thức bầu cử;
+ Dự thảo Quy chế Đại hội;
+ Nghị quyết Đại hội;
+ Bài phát biểu khai mạc Đại hội;
+ Bài phát biểu bế mạc Đại hội;
+ Kịch Bản điều hành Đại hội;
+ Đề án nhân sự (Nêu rõ tiêu chuẩn, cơ cấu, số lượng thành viên Ban
Chấp hành, Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký và Ban Kiểm
tra).
+ Dự kiến danh sách và đề xuất các nhân sự trong Đại hội (Đoàn Chủ tịch
Đại Hội; Đoàn Thư ký Đại hội; Ban bầu cử);
+ Dự kiến danh sách hội viên;
+ Biên bản họp BVĐ;
+ Các văn bản liên quan khác.
Tất cả các Văn kiện Đại hội trước khi trình báo cáo Bộ Nội vụ phải được
BVĐ thông qua.
- Thành viên tiểu ban
- Tiểu ban Nhân sự, tổ chức:
- Thành viên tiểu ban
- Ông Trần Duy Quý – Trưởng BVĐ, Trưởng Tiểu ban;
- Ông Nguyễn Thái Bình – Phó ban, Phó Tiểu ban thường trực;
- Ông Nguyễn Văn Sơn – Thành viên, Phó Tiểu ban;
- Bà Lê Thị Lan Phương – Thành viên, Thư ký;
- Ông Phan Thanh Lương – Thành viên;
- Ông Nguyễn Huy Pháp – Thành viên;
- Bà Lê Thị Bích Ngọc – Thành viên;
- Ông Trần Đình Phong – Thành viên;
- Ông Trịnh Văn Sỹ – Hội viên;
- Ông Chu Xuân Cảnh – Hội viên;
- Ông Nguyễn Thanh Định – Hội viên.
- Đề án nhân sự dự kiến:
- Ban Chấp hành;
- Ban Thường vụ;
- Ban Kiểm tra;
- Văn phòng Hiệp hội và các Ban chuyên môn;
- Các Văn phòng Đại diện của Hiệp hội;
- Thành phần Đại biểu tham dự Đại hội;
- Tổ chức Hội viên.
- Tiểu ban khánh tiết, lễ tân:
- Thành viên
- Ông Nguyễn Trọng Thanh – Thành viên BVĐ, Trưởng Tiểu ban(Hướng dẫn, kiểm tra);
- Ông Nguyễn Văn Kính – Phó trưởng Tiểu ban;
- Bà Bùi Thị Hường Bích – Phó trưởng Tiểu ban;
- Ông Nguyễn Quang Định – Thành viên BVĐ;
- Bà Lã Thị Hà – Hội viên;
- Ông Nguyễn Văn Hưng – Hội viên;
- Bà Trịnh Hoa Mai – Hội viên;
- Ông Nguyễn Ngọc Hòa – Hội viên.
- Công việc phụ trách:
- Kịch bản điều hành
- Công tác khánh tiết:
- Đưa đón, ăn uống, nghỉ ngơi của đại biểu;
- Hội trường Đại Hội (bàn ghế, hòm phiếu, kệ đựng bằng khen Quyết định, hoa tươi, hoa chúc mừng, âm thanh hình ảnh,…)
- Lên kế hoạch Tài chính Đại Hội;
- Gửi Giấy mời, khẳng định đại biểu; Tiếp đón đại biểu tại Đại hội; Bố trí chỗ ngồi khách mời, đại biểu;
- Lễ tân phụ trách chương trình đại hội + gala dinner;
- Bảo an phục vụ công tác an ninh an toàn tại các khu vực trưng bày và nơi diễn ra đại hội.
- Tổ công tác vệ sinh môi trường đảm bảo vệ sinh trong suất quá trình tổ chức.
- Công tác Hậu cần khác.
- Công tác khánh tiết:
- Kịch bản điều hành
- Thành viên
- Tiểu ban Báo chí – Truyền thông
- Thành viên
- Ông Nguyễn Trọng Thanh – Thành viên BVĐ, Trưởng Tiểu ban
- Bà Nguyễn Thị Huyền Thương – Thành viên;
- Bà Nguyễn Mai Trang – Hội viên;
- Bà Chử Hồng Nhung – Hội viên;
- Ông Nguyễn Văn Sáng – Hội viên;
- Ông Phạm Đình Mến – Hội viên;
- Ông Vũ Văn Tài – Hội viên;
- Bà Nguyễn Thị Thu Thủy – Hội viên.
- Công việc phụ trách
- Dự thảo Thiết kế logo. Sau khi kết thúc Đại hội, tổ chức thi chính thức và đăng ký logo;
- Lên kịch bản văn học, kịch bản chương trình, sản xuất phim giới thiệu hoa lan phục vụ trước và trong Đại hội;
- Công tác tuyên truyền trên các kênh truyền thông trước và sau Đại hội;
- Clip hướng dẫn bầu cử;
- Phụ trách tiếp đón Báo chí trước, trong, sau Đại hội;
- Thiết kế Thư mời, Backdground, thẻ Đại biểu, thẻ Hội viên;
- Các công tác in ấn;
- Phối hợp công tác âm thanh, hình ảnh Đại hội;
- Visual đề án các vị trí trong Ban Chấp hành – đề án bí thư;
- Visual trích ngang nhân thân đại biểu – Ban Chấp hành;
- Tổ chức một số buổi hội thảo, họp báo, hội nghị khoa học, triển lãm theo các chủ đề về hoa lan;
- Chương trình văn nghệ chào mừng đại hội (Dùng trong phiên trọng thể Đại hội);
- MC điều hành Đại Hội, MC chương trình Gala dinner, ca sỹ, vũ đoàn biểu diễn, giao lưu;
- Giấy chứng nhận thành viên Hiệp hội;
- Kỷ niệm chương nhà tài trợ;
- Tổ chức đội ngũ ghi hình làm tư liệu lưu trữ của Hiệp hội,…
- Thành viên
- Thành viên tiểu ban
IV. Dự kiến một số Nội dung chính chương trình Đại hội
- Công bố và trao Quyết định của Bộ Nội vụ cho phép thành lập Hiệp hội;
- Thảo luận và biểu quyết Điều lệ của Hiệp hội;
- Bầu Ban Chấp hành và Ban Kiểm tra Hiệp hội;
- Thông qua phương hướng hoạt động nhiệm kỳ I của Hiệp hội;
- Thông qua Nghị quyết Đại hội.
V. Dự kiến tham luận tham gia Đại hội
- Tham luận Đại diện của Miền Bắc;
- Tham luận Đại diện của Miền Trung;
- Tham luận Đại diện của Miền Nam.
VI. Dự kiến nhân sự Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Kiểm tra Hiệp hội
- Ban Chấp hành:
Ban vận động dự kiến giới thiệu 25 ủy viên, trong đó:
– Giữ 10 ủy viên BVĐ hiện nay (có 12 ủy viên BVĐ không đủ điều kiện thờigian để tham gia vào Ban Chấp hành).
– Thêm 15 ủy viên đại diện cho các cơ quan quản lý nhà nước, các cá nhân,hợp tác xã, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp. - Ban Thường Vụ: Ban vận động dự kiến giới thiệu 09 thành viên.
Trong đó có 01 Chủ tịch, 05 Phó Chủ tịch (trong đó có 01 Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký) và 03 Ủy viên. - Ban Kiểm tra:
Ban vận động dự kiến giới thiệu 03 thành viên. - Tổng Thư ký: dự kiến 01 thành viên.
- Các Ủy viên: dự kiến 05 thành viên.
- Các Văn phòng Đại diện
Dự kiến thành lập 03 Văn phòng Đại diện tại 3 vùng Bắc – Trung – Nam. - Văn phòng Hiệp hội và các Ban chuyên môn
Dự kiến thành lập Văn phòng Hiệp hội có trụ sở tại số 420, đường Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội; 05 Ban chuyên môn, theo từng lĩnh vực hoạt động của Hiệp hội gồm:- Văn phòng Hiệp hội;
- Ban Tổ chức hội viên;
- Ban Tài chính;
- Ban Pháp chế;
- Ban Hợp tác quốc tế;
- Ban Khoa học – Công nghệ;
- Ban Truyền thông
- Ban Cố vấn.
- Đại biểu dự Đại Hội
- Đại biểu chính thức tham dự đại hội:
- Đại biểu là thành viên của BVĐ thành lập Hiệp hội Sản xuất và kinh doanh hoa lan Việt Nam gồm 20 đại biểu;
- Đại biểu là các cán bộ quản lý nhà nước, các cá nhân, doanh nghiệp, hợp tác xã, các nhà khoa học hoạt động trong lĩnh vực Ngành hàng hoa lan đã đăng ký tham gia là Hội viên Ban đầu của Hiệp hội: dự kiến 110 đại biểu;
Tổng cộng: 130 đại biểu
- Đại biểu khách mời tham dự đại hội:
- Đại biểu khách mời là đại diện Lãnh đạo các cơ quan Trung ương: đại diện Bộ Nội vụ, Bộ NN&PTNT, Bộ Công an, Bộ Tài chính, Ban Kinh tế TW, Ban Tuyên giáo TW, …: dự kiến 15 Đại biểu;
- Đại biểu là các Viện, Trường: dự kiến 15 đại biểu;
- Đại biểu là các Hội, Hiệp hội: dự kiến 11 đại biểu;
- Đại biểu là các cơ quan báo chí TW, truyền thông lớn: dự kiến 5 đại biểu;
– …
Tổng cộng dự kiến 46 đại biểu
- Tổng Đại biểu tham dự Đại Hội: Dự kiến 176 đại biểu.
- Đại biểu chính thức tham dự đại hội:
VII. Kinh phí tổ chức Đại hội
Hiệp hội tự vận động kinh phí và phải có kế hoạch kinh phí chi tiết tổ chức Đại hội. Yêu cầu tổ chức trang trọng, đảm bảo tiết kiệm, an toàn.
VIII. Các nội dung khác
- Ban vận động giao cho các Tiểu ban (nêu tại Mục III trên đây) hoàn chỉnh kế hoạch tổ chức Đại hội vàc các văn kiện, đề án nhân sự,…. thống nhất với Vụ Tổ chức Phi Chính phủ – Bộ Nội vụ trước khi chính thức báo cáo Bộ Nội vụ và triển khai triệu tập, tổ chức Đại hội thành lập Hiệp hội;
- Tiến hành rà soát, khẳng định Đại biểu trước Đại hội để Đại hội tổ chức đúng quy định về số lượng Đại biểu tham dự;
- BVĐ sẽ dự kiến họp 01 (một) ngày trước khi tổ chức Đại hội để rà soát công tác chuẩn bị tổ chức Đại hội.
- Đề nghị các thành viên BVĐ rà soát, góp ý dự thảo Điều lệ Hiệp hội.
Cuộc họp kết thúc vào lúc 18 giờ 00 cùng ngày, nội dung biên bản cuộc họp được tất cả các thành viên tham dự thống nhất.
Tải văn bản tại đây